Super Smart Rental

Trzeba się trochę „nagimnastykować”, by zgrać transporty, odpowiednio przydzielić niezbędny sprzęt i nie wysłać tego samego człowieka (albo urządzenia) na dwie imprezy jednocześnie.

Oczywiście „stare wygi” mają to już „opatentowane”, aczkolwiek wpadki zawsze zdarzyć się mogą, a poza tym robienie tego „na piechotę” wymaga sporo pracy i jeszcze więcej uwagi, aby czegoś nie przeoczyć.

W dobie powszechnej komputeryzacji tego typu zadania w dużej mierze wspomagają dedykowane do tego celu aplikacje, czy wręcz całe systemy. W branży rentalowej póki co nie było takiego „wspomagacza” – mam tu oczywiście na myśli polskie realia, „w szerokim świecie” jest zupełnie inaczej. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby system taki w Polsce też mógł działać. Z takiego właśnie założenia wyszli twórcy Super Smart Rental, czyli systemu zarządzania dedykowanego branży eventowo-rentalowej.

BYŁO ICH TRZECH…

Na pomysł stworzenia takiego systemu wpadł jeden z trzech obecnych udziałowców spółki, która stworzyła Super Smart Rental, Łukasz Wilk, człowiek związany z branżą od kilkunastu lat, współpracujący wcześniej z firmą RSC oraz jako technik zespołów, w tym przez kilka lat w Irlandii. „Pomysł powstał jakieś 2,5 roku temu” – mówi Łukasz. „Założeniem pierwotnym było samo oznaczanie skrzyń przez tagi NFC. Prosta aplikacja, bez kalendarza, wyjazdówek i innych elementów. Z uwagi na to, że potencjalni klienci stwierdzili, że bez zarządzania logistycznego same oznaczanie skrzyń to trochę sztuka dla sztuki, zaczęliśmy więc pracować nad logistyką, co zajęło nam prawie rok czasu”.

Łukasz Wilk (z prawej) i Grzegorz „Karaś” Karasiński

Pierwsza wersja systemu pojawiła się w maju tego roku, dysponując pełną funkcjonalnością, jeśli chodzi o blokowanie ludzi, transportu i sprzętu, oparta wyłącznie na tagach NFC i z mobilną aplikacją użytkownika na Androida. Wcześniej, jeszcze na etapie pierwotnej koncepcji znakowania skrzyń, do duetu Łukasz Wilk – Paweł Śmietana, który również posiada wieloletnie doświadczenie w branży eventowo–rentalowej (obecnie właściciela firmy PS Sound & Case produkującej skrzynie transportowe) dołączył Grzegorz Karasiński, znany w branży jako „Karaś”. Grzegorz, związany z branżą od kilkunastu lat, współpracował wcześniej między innymi z firmami Czak Music i Craftman – jako realizator i inżynier systemów – obecnie, mając własną działalność, współpracuje głównie z rzeszowską firmą Toton Show. „Odzew branży był taki, iż wymogło to na nas stworzenie aplikacji na systemie iOS” – dodaje „Karaś”. „Poza tym niedawno pojawiły się kody kreskowe, które – jak się wydaje – będą się cieszyły większą popularnością niż tagi NFC”.

SYSTEM

Super Smart Rental to system pozwalający na zarządzanie sprzętem, stanami magazynowymi, ludźmi, transportem i planowanymi oraz odbywającymi się wydarzeniami, które dana firma obsługuje.

Administrator ma pełny podgląd w czasie rzeczywistym, co się dzieje w jego firmie – w sensie sprzętu i zasobów ludzkich. System sam „dba” o to, aby na bieżąco był on informowany o tym, że np. minął termin ważności przeglądu technicznego pojazdu transportowego albo skończyło się jego ubezpieczenie. Podobnie, planując logistykę do danego wydarzenia, system wyśle alert, jeśli do danego pojazdu przypiszemy kierowcę bez wymaganych uprawnień (prawo jazdy za niskiej kategorii), będzie za mało miejsc w transporcie dla całej ekipy technicznej albo przekroczymy ładowność czy kubaturę samochodu.

Najważniejsza funkcjonalność systemu dotyczy zarządzania wydarzeniami. Administrator dodaje nowe wydarzenie, z którym powiązuje informacje w postaci notatek, dodaje użytkowników, którzy są przypisani do danej firmy, sprzęt i środki transportu. Zarówno sprzęt, jak i ludzie dodani do danej imprezy są blokowani, tzn. nie można ich już przypisać do innej imprezy odbywającej się w tym samym czasie. Przy każdej zakładce (ludzie, sprzęt, transport) można też dodać jednorazowo sprzęt (który np. został pożyczony na tę jedną sztukę od firmy, które nie używa systemu) lub człowieka (który nie współpracuje na stałe z firmą lub nie ma go w bazie użytkowników), aby został uwzględniony na liście wyjazdowej. Sprzęt dodany jednorazowo nie jest już skanowany podczas wyjazdu (bo nie ma co skanować, skoro nie ma tagu czy kodu kreskowego), tylko po prostu widnieje na liście wyjazdowej jako sprzęt przypisany do danego wydarzenia.

Kolejny krok to ustalenie ram czasowych wydarzenia, od godziny załadunku do godziny zakończenia imprezy. Przypisanie funkcji pracownikom – czy jest to realizator FOH lub monitorowy, technik, montażysta, magazynier czy kierowca – to kolejny krok podczas dodawania wydarzenia.

Po dodaniu wydarzenia wszyscy użytkownicy, którzy są zaplanowani jako jego uczestnicy, dostają na aplikację mobilną informację, iż powstało nowe wydarzenie, do którego są przyporządkowani. Użytkownik taki po wejściu do aplikacji widzi zaznaczoną kolorem czerwonym informację, że wydarzenie to jest wydarzeniem nowym, które jeszcze nie zostało przez niego potwierdzone, a więc ma on możliwość potwierdzenia w aplikacji udziału w tym wydarzeniu. Na dzień dzisiejszy nie ma jeszcze możliwości odrzucenia przez użytkownika tego wydarzenia – jeśli nie może on wziąć w nim udziału, ma obecnie dwa wyjścia: albo nie potwierdzać, albo skontaktować się z administratorem, aby poinformować go o braku możliwości wzięcia udziału. Aczkolwiek w najnowszej aktualizacji, która planowana jest na przełomie roku (bądź tuż po nowym roku), taka możliwość ma się w aplikacji mobilnej pojawić.

W miarę pojawiania się nowych informacji – załączników, riderów itp. – lub w przypadku zmian dotyczących danego wydarzenia (godzinówek, listy sprzętu), administrator ma możliwość wprowadzenia takich zmian bez powiadamiania użytkowników (jeśli jest to mało istotna zmiana) lub z potwierdzeniem zmiany w wydarzeniu. Wtedy użytkownik może w swojej aplikacji podglądnąć, co się zmieniło, czy ściągnąć sobie nowy załącznik.

UŻYTKOWNIK

Trzeba jeszcze zdefiniować, czym różni się użytkownik systemu od administratora, a konkretnie co MOŻE (i czego NIE MOŻE), a co MUSI (oraz czego NIE MUSI) jeden i drugi. Otóż jedną z najważniejszych cech odróżniających te dwie grupy jest to, że użytkownik NIE MUSI płacić gorsza za to, aby figurować w systemie. Użytkownikiem może być każdy (choć może nie koniecznie każdy nim być powinien), a przynajmniej każdy, kto ma cokolwiek wspólnego z branżą rentalową.

Może to być realizator dźwięku, realizator światła, technik, rigger albo kierowca. Osoba, która ściągnie sobie aplikację mobilną Super Smart Rental – obecnie już nie tylko na Androida, ale również na iPhone’a – rejestrując się podaje podstawowe informacje (imię, nazwisko, telefon, doświadczenie, znajomość języków i funkcje, jakie może pełnić), i już jest „widziana” w systemie, dzięki czemu administrator firmy rentalowej może ją dodać do listy swoich pracowników.

Przy czym pod pojęciem „pracownik” kryje się zarówno osoba, która w danej firmie pracuje (na umowę o pracę, czy zlecenie), jak i osoba współpracująca (np. na umowę o dzieło lub jako freelancer, prowadząc własną działalność i wystawiając faktury). Osoba taka, dzięki temu, że jest widoczna w systemie, może być w każdej chwili „zatrudniona” nie tylko przez swojego pracodawcę, ale również dostać propozycję „zrobienia sztuki” przez inne firmy posługujące się systemem Super Smart Rental – warto więc się zarejestrować, będąc realizatorem czy technikiem.

ADMINISTRATOR

Administratorem najczęściej będzie firma rentalowa, ale może to być też firma zajmująca się obsługą eventów, a także ośrodek kultury i inne instytucje. Podmiot taki ma już dostęp do pełnej funkcjonalności systemu, opisanej skrótowo powyżej (czyli zarządzania swoimi zasobami sprzętowymi, ludzkimi i transportem oraz wydarzeniami), co jednak wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty abonamentowej. Opłata ta jest roczna, aczkolwiek aktualnie (zapewne co najmniej do końca roku, a może dłużej) w ramach promocji w opłacie rocznej uzyskuje się dostęp do systemu dodatkowo przez kolejnych 6 miesięcy – opłata roczna obowiązuje więc w sumie przez 18 miesięcy i dopiero wtedy trzeba będzie odnowić swój abonament. Oczywiście stały klient, czyli firma odnawiająca abonament, może liczyć na zniżki, a więc cena odnowienia abonamentu będzie na pewno niższa, niż cena pierwszego zakupu.

SPRZĘT

Sprzęt przed wyjazdem na imprezę jest skanowany – na dzień dzisiejszy może być skanowany telefonem z Androidem lub za pomocą profesjonalnego czytnika, którego koszt zawiera się w granicach 1.300 zł.

Skanowanie może wykonywać administrator systemu, magazynier lub osoba z nadanymi dla danej imprezy uprawnieniami magazyniera. Ostatnia opcja jest przydatna wtedy, gdy w firmie nie ma „wydzielonego” magazyniera lub magazynier nie bierze udziału w pakowaniu auta przed wyjazdem – wtedy uprawnienia takie przypisywane są jednej lub nawet kilku osobom pakującym auto, które skanują poszczególne skrzynie przed załadowaniem ich na samochód. Pozwala to na bieżąco podglądać, które skrzynie jeszcze są niezaładowane, system automatycznie wyświetli stosowny komunikat, jeśli ktoś będzie próbował wziąć skrzynię, która nie jest przypisana do wydarzenia, lub odwrotnie, ktoś powtórnie zeskakuje skrzynię, która już była zeskanowana (wtedy system poinformuje, że sprzęt już znajduje się na liście).

Dodatkowo jest dostępny moduł nazwany roboczo „Przerzut”, który pozwala „zapanować” nad sprzętem w sytuacji, kiedy sprzęt nie wraca do magazynu, ale z jednej imprezy jedzie od razu na drugą. Wygląda to mniej więcej tak, że sprzęt przyporządkowujemy po dacie rozpoczęcia pierwszej imprezy, i w tym momencie pojawia się opcja wybrania przerzutu danego sprzętu – zamiast opcji dodania. Dodając go w ten sposób do listy w momencie pakowania sprzętu w magazynie na tę imprezę jest on przez ekipę pakującą niewidoczny (żeby nie było problemów, gdzie jest sprzęt, skoro jest na liście, a nie możemy go znaleźć w magazynie), pojawia się natomiast na dodatkowej liście przerzutowej. Skanowanie po zakończeniu imprezy odbywa się w tym przypadku w momencie pakowania sprzętu po pierwszej imprezie na auto, które jedzie na drugą imprezę, a następnie człowiek z uprawnieniami magazyniera skanuje go na drugiej imprezie w momencie rozładunku, dzięki czemu w systemie zostaje zapisana informacja, że sprzęt został odebrany. W ten sposób administrator (właściciel) po historii skanowania widzi, że sprzęt o określonej godzinie wrócił z jednej imprezy, a o której znalazł się na nowym miejscu.

Tak w ogólnym ujęciu wygląda idea i „zasada działania” systemu Super Smart Rental. To tylko czubek „góry lodowej”, bo funkcji i opcji jest dużo więcej. Co ważne, choć system jest już w pełni funkcjonalny i można z niego korzystać na co dzień, Super Smart Rental cały czas się rozwija. Nie sam oczywiście (to nie sztuczna inteligencja), ale jest rozbudowywany przez swoich projektantów. Słów więc kilka o

PLANACH NA PRZYSZŁOŚĆ

Jak wspomniałem, na przełomie roku planowana jest nowa, duża aktualizacja, w której znajdą się m.in. różne kalendarze, pozwalające np. na planowanie i zaznaczanie urlopów przez pracowników lub innych okresów niedostępności dla potencjalnych pracodawców – na razie, w aktualnej wersji systemu, istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednego takiego okresu urlopowego. Taka opcja pojawi się w momencie pojawienia się kalendarzy oraz wersji przeglądarkowej dla użytkownika. Aktualnie tylko administrator ma możliwość korzystania z wersji przeglądarkowej, po wpisaniu adresu www.supersmartrental.pl, która daje mu dostęp do wszystkich funkcji systemu. W nowej aktualizacji pojawi się też możliwość logowania do systemu przez „zwykłych” użytkowników, przy czym oczywiście funkcjonalność takiej strony będzie mocno ograniczona.

W planach jest też stworzenie modułu inwentaryzacji, który pozwoli na przeprowadzenie szybkiego remanentu (na początku roku albo też i w trakcie) poprzez sukcesywne skanowanie kolejnych skrzyń i podglądnięcie na koniec statusu magazynu. Innym modułem, który ma się pojawić w przyszłości, to moduł statystyk, który pozwoli na robienie różnorakich podsumowań dotyczących pracy sprzętu, jego wykorzystania itp. Z dużym prawdopodobieństwem w niedalekiej przyszłości pojawi się też moduł rentalowy, który da możliwość „wystawiania” swoich urządzeń do wypożyczenia. Pozwoli on innym firmom na szybki podgląd, kto w danym momencie ma wolny sprzęt, który go interesuje, za jaką stawkę i oczywiście kontakt do tej firmy.

Planów jest generalnie sporo, ekipa Super Smart Rental jest otwarta na wszelkie propozycję, bo dzięki temu będzie można jeszcze lepiej dostosować system do realiów pracy. Oczywiście trzeba się liczyć z tym, że nie wszystkie postulaty będą mogły być uwzględnione, zwłaszcza wzajemnie się wykluczające – gdy ktoś zaproponuje jedno rozwiązania, a ktoś inny drugie, które stoi w opozycji do tego pierwszego. Trzeba – jak to w życiu – wypracować jakiś kompromis, który zadowoli wszystkich, bo też każdy ma nieco inny system pracy, czasami znacznie odbiegający od innych.

Podsumowując, Super Smart Rental to system, którego do tej pory w Polsce nie było, który pozwala oszczędzić czas, często sporo nerwów, a co też za tym idzie i kosztów. Dla wszystkich zainteresowanych, a niezdecydowanych, jest możliwość wypróbowania za darmo, jak ten system działa, przez pewien okres czasu (teoretycznie miesiąc, praktycznie bywa on przedłużany, czasem dość znacznie). Wystarczy na stronie www.supersmartrental.pl wypełnić formularz, zgłaszając w ten sposób chęć wypróbowania SSR, i odpowiedzieć na maila w celu dokończenia rejestracji. Potem już można próbować, próbować i próbować. A jak się już wypróbuje, może się okazać, że nie będzie się go chciało „oddać” – na co liczą pomysłodawcy i wykonawcy Super Smart Rental. Im „sieć” będzie większa, tym większy będzie sens jej istnienia. Co oczywiście nie znaczy, że przy małej liczbie użytkowników nie ma sensu używania SSR – w ramach swojego magazynu i swoich imprez będzie on robił swoją robotę w 100%.

Zajrzyjcie więc na www.supersmartrental.pl czy na facebook’owy profil Super Smart Rental, gdzie dowiecie się jeszcze więcej. A jeśli coś ponadto będzie Was interesowało, znajdziecie tam też kontakt do osób, które udzielą Wam wyczerpujących odpowiedzi na wszystkie Wasze pytania – przynajmniej te dotyczące systemu Super Smart Rental (może i na inne też?).

Piotr Sadłoń