Organizacja imprez, szkoleń i eventów – jak się za to zabrać?

Eventy – od A do Z

Jakiego typu wydarzenia organizowane są z pomocą specjalnych agencji eventowych? Wbrew pozorom, lista placówek korzystających z tego typu usług jest długa i różnorodna. Zaliczają się do nich zarówno różnego typu przedsiębiorstwa, kręgi biznesowe, instytucje naukowe oraz placówki publiczne. Najróżniejsze mogą być powody dla zorganizowania eventu – urodziny pracownika, przejście na emeryturę, chęć świętowania sukcesu zawodowego.

Dobrze zorganizowany event powinien być odpowiednio rozplanowany w czasie. Każde wydarzenie wymaga przynajmniej ogólnego zaplanowania scenariusza jego przebiegu. Event manager powinien w pierwszej kolejności ustalić więc, kiedy zacznie się wydarzenie oraz jakie sytuacje poprzedzać będą jego zakończenie. Powinien również czuwać nad przebiegiem całego eventu – rozwiązywać pojawiające się problemy i rozwiązywać powstające konflikty.

Event manager jest również odpowiedzialny za realizację takich zadań jak przygotowanie scenografii oraz oświetlenia potrzebnego do przebiegu eventu. Każde wydarzenie stawia pod tym kątem odmienne wymagania. W zależności, czy event organizowany jest za dnia czy w wieczorem/w nocy, a także czy jest na świeżym powietrzu, czy pod zadaszeniem, manager powinien sięgnąć po odmienny zestaw ozdób oraz oświetlenia.

Przed wyborem konkretnego event managera należy zapoznać się z przygotowanym przez niego event planem. Powinien on obejmować listę zadań do wykonania, przebieg całego eventu oraz szczegółowy kosztorys. Zwłaszcza ten ostatni odgrywa niezwykle istotną rolę. To właśnie stawka za przygotowanie wydarzenia jest głównym kryterium skłaniającym nas do skorzystania z oferty. Wysokość kosztorysu zależy od najróżniejszych czynników – takich jak czas trwania wydarzenia, ilość biorących w nim udział osób oraz zakres oferowanych atrakcji i usług.

Gdzie szukać pomocy event managera?

Skorzystanie z pomocy event managera jest niezwykle łatwe. W ciągu ostatnich lat usługa ta zyskała na popularności. W rezultacie funkcjonuje dziś w naszym kraju wiele przedsiębiorstw eventowych, specjalizujących się w organizacji różnego typu wydarzeń.

Polecamy także ofertę szkoleń poświęconych organizowaniu eventów. Szkolenia te obejmują zarówno trening czynności praktycznych – takich jak zdolności interpersonalne, umiejętność tworzenia kosztorysu czy rozwiązywania problemów logistycznych – jak i teoretycznych. Szkolenia takie dedykowane są dla tych firm, które regularnie organizują eventy dla swoich pracowników lub konsumentów. Udział w nich pozwala na wyszkolenie własnej kadry event-managerów – pracowników specjalizujących się w organizacji imprez.